办公的本质其实就是对各种信息的收集与处理，二十一世纪是信息化社会，固定电话和移动电话、电视、计算机等各种信息化的终端设备以及智能化的综合网络无处不在。人们生活在一个被各种信息终端所包围的社会中。这种特征已深刻地影响着人们的办公方式，众多的信息使办公者显得力不从心，上海办公家具厂这种信息供求之间的矛盾促使办公家具设计必须寻找新的解决方案，使办公家具智能化便是其中有效的解决方法之一。

智能办公家具是指在传统办公家具设计理论的基础上以相关基础理论（人工智能、信息论、控制论等）为指导，借助相关的应用技术（信息技术、微电子技术、传感器技术、智能控制、伺服驱动技术等），通过适当的结构和接口技术，模拟人的智能活动或者自动实现某种特定功能，同时与办公相关的其他各子系统有机的结合，达到让办公更舒适、安全、高效率的目的。

智能办公家具中所说的智能与图灵试验意义上的机器智能有所区别，它并不等价于人类的智慧，只要办公家具能够自动实现一定功能，而这种功能原来需要人通过复杂的脑力劳动才实现，就可以说它具有一定程度的智能。上海办公家具从这一层面上来说，能够自动实现一些功能的办公家具都可以称之为智能办公家具。