办公的本质其实就是对各种信息的收集与处理，二十一世纪是信息化的社会，固定电话、移动电话、计算机等各种信息化的终端设备以及智能化的综合网络无处不在。人们生活在一个被各种信息终端所包围的社会中。这种特征已深刻地影响着人们的办公方式，众多的信息使办公显著往往力不从心，这种信息供求之间的矛盾促使办公家具设计必须寻找新的解决方案，使办公家具智能化使是其中有效的解决方法之一。

智能办公家具是指在传统办公家具设计理论的基础上以相关基础理论为指导；借助相关的应用技术，通过适当的结构和接口技术，模拟人的智能活动或者自动实现某种特定功能，同时与办公相关的其他各子系统有机的结合，最终达到让办公更舒适、安全、高效率的目的。

智能办公家具中所说的智能与图灵实验意义上的机器智能有所区别，并不等价于人类的智慧，只要办公家具能够自动实现一些功能的办公家具都可以称之为智能办公家具。

如何提高办公效率是人们在办公活动中经常考虑的问题，其中通过办公组织管理形式的合理优化不是唯一的方法，通过办公家具的智能化可以通过硬件设备的优化来提高办公效率。智能办公桌将所在办公空间的照明系统纳入其子系统中，通过灯光控制器来实现办公环境灯光的智能调节，自然光照亮度正常时自动将照明灯具关闭，在夜晚或白天关照不足时将照明灯具自动打开。

研究表明，人的大脑对外界较低的频率刺激有较敏感的反应，不同频率波的刺激，会产生不同意识状态。智能办公桌安装有视频脑波同步发生器，并通过一种可调试闪光频率眼罩的形式来满足其功能，办公者戴上该眼罩后，内部的发光二极管会以一定频率在眼前闪烁，能够刺激大脑进入对应的工作状态，适当调节发光二极管的闪烁频率、可以使大脑神经松弛，缓解工作疲劳与紧张的情绪。